Admissão de funcionário: passo a passo
A admissão é o processo que formaliza a contratação: coleta de documentos, exame médico admissional, registro do empregado e envio ao eSocial. O registro deve ser feito até o dia anterior ao início das atividades, e o contrato define jornada, função e remuneração.
Em resumo
- Registro do empregado antes do início das atividades.
- Inclui exame admissional (ASO) e envio ao eSocial.
- Documentos, contrato e definição de jornada, função e salário.
- Base para folha, benefícios e controle de ponto.
- Contrato de experiência permitido até 90 dias.
- Falha na admissão gera passivo e pode implicar reconhecimento retroativo.
O que é admissão
Admissão é o conjunto de procedimentos legais e administrativos que formaliza a contratação de um trabalhador CLT. Envolve coleta de documentos, exame médico, registro do empregado, contrato escrito, envio de eventos ao eSocial, cadastro para benefícios e integração ao ambiente de trabalho.
É a "porta de entrada" formal do vínculo empregatício. Uma admissão bem-feita protege empregador e empregado; uma admissão feita "no jeitinho" abre passivo silencioso que aparece anos depois em uma reclamação trabalhista.
Documentos comuns para admissão
Os documentos variam conforme função, sexo, dependentes e local, mas a base comum é:
| Documento | Uso |
|---|---|
| Documento de identidade (RG ou CNH) | Identificação |
| CPF | Cadastro no eSocial e folha |
| Carteira de Trabalho (CTPS digital) | Registro do vínculo |
| Comprovante de residência | Cadastro e vale-transporte |
| Título de eleitor | Alguns cadastros; útil na CTPS |
| Certificado de reservista (homens) | Obrigatório para admissão |
| PIS/PASEP (se já cadastrado) | Identificação para FGTS |
| Certidão de casamento (se casado) | IR e benefícios |
| Certidão de nascimento dos filhos até 14 anos | Salário-família, IR |
| CPF de dependentes | IR e cadastros |
| Dados bancários | Pagamento de salário |
| Foto 3x4 | CTPS antiga (quando aplicável); crachá |
| Comprovante de escolaridade | Conforme exigência da função |
| Habilitações profissionais | CRM, OAB, CREA, CFC etc. quando aplicável |
Etapas da admissão
| Etapa | Descrição | Responsável |
|---|---|---|
| 1. Coleta de documentos | Reúne todos os documentos exigidos | DP / candidato |
| 2. Exame admissional | Médico do trabalho emite ASO atestando aptidão | Clínica credenciada |
| 3. Registro no eSocial (S-2200) | Envio do evento de admissão até 1 dia antes do início | DP |
| 4. Registro na CTPS digital | Anotação do contrato na CTPS | Sistema oficial |
| 5. Contrato de trabalho | Documento escrito com função, jornada, salário, prazo (se experiência) | DP + jurídico |
| 6. Cadastro em benefícios | VR/VA, VT, plano de saúde, seguro | DP |
| 7. Cadastro no controle de ponto | Registro do colaborador no sistema; cadastro biométrico se aplicável | DP / gestor |
| 8. Integração / onboarding | Boas-vindas, apresentação, treinamentos iniciais | RH / gestor |
eSocial: prazos e eventos
O eSocial é o sistema unificado de envio de informações trabalhistas ao governo. Para admissão, os eventos principais são:
- S-2200 — Cadastramento inicial do vínculo e admissão: deve ser enviado até 1 dia antes do início do trabalho;
- S-2205 / S-2206: alterações cadastrais e contratuais posteriores;
- S-2400: cadastro de beneficiários;
- Eventos periódicos: folha, remunerações, afastamentos.
Atrasar o envio pode gerar multa e riscos de reconhecimento tardio do vínculo. Sistemas de RH modernos automatizam boa parte desse envio.
Tipos de contrato na admissão
- Prazo indeterminado — o padrão; sem data de término;
- Prazo determinado — para atividades específicas, com data prevista;
- Experiência — variante de prazo determinado, máximo 90 dias, para avaliar mutuamente a relação;
- Intermitente — modalidade da Reforma (2017), com convocações;
- Teletrabalho — deve constar do contrato (ver home office).
Definição de jornada e controle de ponto
Na admissão, o contrato deve especificar:
- Jornada diária e semanal (ex.: 8h/44h);
- Escala (5x2, 6x1, 12x36, turno);
- Horário de trabalho;
- Local de trabalho (fixo, campo, remoto, híbrido);
- Se haverá controle de ponto — obrigatório para estabelecimentos com +20 trabalhadores.
Cadastrar o novo colaborador no sistema de ponto no mesmo dia do início evita marcação irregular.
Integração e onboarding
Além do formal, a admissão inclui a integração do novo colaborador:
- Apresentação da empresa, cultura, missão;
- Treinamento de segurança (NRs aplicáveis);
- Uso de sistemas (folha, ponto, colaboração);
- Apresentação ao time e ao gestor direto;
- Definição de metas iniciais e período de acompanhamento.
Um bom onboarding reduz turnover precoce — muitas saídas nos primeiros 90 dias vêm de integração falha.
Erros comuns na admissão
- Deixar o trabalhador começar sem registro — configura vínculo informal e passivo grave;
- Não fazer o exame admissional antes do início;
- Contrato verbal — sem documento escrito, tudo depende de prova;
- Não configurar corretamente a jornada e a escala no sistema;
- Adiar cadastro em benefícios e criar frustração no primeiro dia;
- Pular a integração e deixar o novato "se virar".
